ハイブリッドイベントとは？事例や開催方法、機材について分かりやすく解説。

ハイブリッドイベントとは？

ハイブリッドイベントとは、「カンファレンス」や「展示会」等のイベントを、オフラインとオンラインで同時開催するという新しいイベントの開催方法です。ハイブリッドイベントでは、参加者の希望に合わせて、実際のイベント会場に来場いただくことはもちろん、オンライン上に再現されたイベント会場にPCやスマートフォンから参加いただくことも可能となります。そのため、従来のオフラインイベントと、オンラインイベントそれぞれの強みを生かせるイベント開催方法として期待されています。

 

ハイブリッドイベントの事例

オフラインとオンラインで同時にイベントを開催した事例としては、下記のような例が挙げられます。

・中国国際サービス貿易交易会（CIFTIS）

参考記事：中国3大展示会の1つのサービス貿易交易会、北京で開催

・CEATEC 2021

参考記事：今年はリアルとオンラインの同時開催！CEATECが挑む「シームレスで革新的な展示会」

 

世界各地で開催される国際的なイベントはもちろん、国内限定のイベントでもオフラインとオンラインでイベントが同時開催されるケースが多くあります。新型コロナウイルスが広まりだした当初はオンラインのみでのイベント開催や、イベントの中止が多くありましたが、最近ではオフラインとオンラインでイベントを開催するハイブリットイベントを採用するケースが国内外共に増えてきています。

 

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ハイブリッドイベントの開催方法

ハイブリッドイベントを開催するためには、「オフライン」と「オンライン」それぞれのイベントを連携できるように組み合わせていく必要があります。ここからは、オンラインイベント・オフラインイベントそれぞれの組み合わせ方の例を紹介させていただきます。

 

ハイブリッドイベントの組み合わせ方の例

・オフラインイベントとオンラインイベントを同時開催。参加者はどちらからイベントに参加することも可能。

・オフラインイベントの情報を補足するWEBサイトを構築。実際にオフラインイベントに参加したユーザーのみにQRコードなどでWEBサイトへアクセス可能にする。

・オンラインイベントに参加したユーザーのみ、オフラインイベントへの参加申し込みができるようにする。

 

このように、一言で「ハイブリッドイベント」といっても様々な開催方法があります。

 

ハイブリッドイベントの開催に必要な機材やシステム

ハイブリッドイベントを開催する際は、同時にオフラインとオンラインでイベントを開催することになるため、様々な機材やシステムが必要となります。ただし、最低限必要となる機材やシステムはそれほど多くはありません。開催の目的や、達成したい目標に合わせて最適な機材やシステムを選択してください。

 

最低限必要なもの

ハイブリッドイベントを開催するためには、最低限下記の機材やシステムが必要となります。これらの準備さえできてしまえば、ハイブリッドイベントを開催することは可能です。

 

・イベント会場

実際にオフラインイベントを開催するためのイベント会場が必要となります。イベント会場の規模としては、想定される参加者の数やイベント内でアピールしたい内容に合わせて検討していく必要があります。少人数でのセミナーなど、小規模なイベントの場合は、オフィスの一室を会場にして対応するのでもかまいません。

 

・PCやスマートフォン

オフラインイベントの様子をオンライン配信するためにPCやスマートフォンが必要となります。合わせて、インターネット環境も必要です。もし、PCにカメラ機能が搭載していない場合は、スマートフォンをカメラとして利用することも可能です。

 

・ビデオ会議ツール、もしくは動画配信サイト

オフラインイベントの様子をオンライン配信するためのツールとして、ZOOM等のビデオ会議ツールや、YouTube Live等の動画配信サイトを利用する必要があります。基本的には、これらのツールは無料でも活用することが出来ますが、有料プランを契約することでウェビナー専用の機能が使える等のメリットがあります。

 

あった方が良いもの

ハイブリッドイベントを開催するためには、最低限先ほど紹介させていただいた機材やシステムがあれば問題はありません。しかし、これから紹介させていただく機材やシステムを合わせて準備することで、より効果的なハイブリッドイベントの開催が可能となります。

 

・撮影、録音機材

外部カメラやマイクなどの機材があれば、PCやスマートフォンのみの場合より高品質な映像や音声を収録することが可能となります。また、専用のライトを利用すれば、より撮影のクオリティーを上げることも可能です。

 

・モニターやプロジェクター

PCと接続するモニターやプロジェクターがあれば、イベントの資料や、オンライン配信に対するコメント等をイベント会場で分かりやすく共有することが可能となります。また、モニターやプロジェクターで資料などを表示させることで、オンライン配信においても説明の内容が分かりやすくなるといったメリットがあります。

 

・特設WEBサイト、バーチャルイベント会場

オフラインイベント・オンラインイベントの情報をまとめたWEBサイトがあれば、セミナー案内やサービス資料、商品紹介動画など様々な情報を整理して掲載することが可能となります。また、通常のWEBサイトでイベントの情報をまとめる以外にも、複数人がオンラインで参加できるバーチャル空間を構築して、バーチャル空間内でイベントを開催するといった施策も可能です。

 

・メール配信システム

ハイブリッドイベントを告知したり、ビデオ会議ツールのURLを共有したりする際に、メール配信システムがあると効率的なメール配信が可能となります。ツールによっては、アンケート機能や顧客分析機能など、ハイブリッドイベントにも活用できる様々な機能がありますので、導入を検討してみることをオススメします。

 

ハイブリッドイベントの開催について

弊社ビーライズでは、バーチャルイベントのシステム構築などを通じて企業のハイブリットイベントの開催を支援しております。バーチャルイベント・バーチャル展示会の開催についてはこちらから資料請求ください。担当者より資料をお送りさせていただきます。