【はじめてでも企画できる！】オンラインイベントの企画方法を解説！

新型コロナウイルスの影響で、従来のオフラインイベントの代わりにオンラインイベントを開催する企業や団体が増えてきました。今回の記事では、新人担当者などはじめてイベントを企画する方でもオンラインイベントを開催できるように企画の流れと企画方法を解説していきます。

 

オンラインイベントとは

オンラインイベントとは、「企業カンファレンス」や「セミナー」、「展示会」、「ライブイベント」など様々なイベントをオンラインで開催するものです。オンラインイベントでは、主に「ZOOM」等のビデオ会議ツールや、「YouTube」等のライブ配信ツール、WEBサイト等を組み合わせ、イベント全体を企画・運営していきます。

オンラインイベントの事例や開催費用についてはこちらの記事を参考にしてください。

 

オンラインイベントの企画をする流れ

オンラインイベントを企画するには下記のような流れになります。

 

これらのステップを進めていくことで、オンラインイベント開催初心者でも企画を進めていくことが可能です。

 

①オンラインイベントを開催する目的の設定

まずは、そもそもなぜオンラインイベントを開催するのか、開催の目的を設定しましょう。開催の目的としては、「オンラインイベントそのもので収益を上げる」、「オンラインイベントをきっかけとして商品やサービスの販売に繋げていく」、「社内のコミュニケーションを活性化させる」等が考えられます。開催の目的を最初にしっかりと固めておくことで、ターゲットやコンテンツの内容、集客の方法などをより具体的に検討しやすくなります。

 

②オンラインイベントのターゲット設定を考える

オンラインイベントを開催する目的の設定が出来たあとは、どういったターゲットに向けてオンラインイベントを開催するのかを検討しましょう。例えば、自社で開発した新商品に関するオンラインイベントを開催する場合、ターゲットが「既に自社商品を活用しているユーザー」なのか、「まだ自社のことを認知していないユーザー」なのか等によって、イベントで訴求するべき内容や集客方法が大きく変わってきます。

 

③オンラインイベント内のコンテンツを考える。

オンラインイベントのターゲット設定が固まった後は、具体的にイベント内でどのようなコンテンツを準備しておくのか検討しましょう。コンテンツのフォーマットとしては、「ウェブセミナー」や「商品紹介動画」、「お役立ち資料」などはもちろん、「WEBサイトで商品の機能シミュレーションができるようにする」、などの施策も可能です。フォーマットは一つに絞る必要はなく、伝えたい内容にあわせて適切なものを選択しましょう。そして、具体的なコンテンツの内容としては、先ほど設定したターゲット像に合わせて、ニーズが高く、面白いと思ってもらえる可能性が高い情報を整理しコンテンツ化していきましょう。

 

④オンラインイベントを運営するメンバー・社内体制を考える。

オンラインイベント内のコンテンツが決まった後は、イベントをどのようなメンバー・社内体制で運営していくのかを検討しましょう。具体的には、司会進行はだれが行うか、ウェビナーは誰が行うか、資料は誰が作成するか等をひとつずつ検討していきましょう。またコンテンツ制作の際には、運営メンバーに加えて、普段から顧客と接している営業担当や、技術について詳しい技術担当と打ち合わせをする必要もあるかもしれません。

 

⑤オンラインイベント開催のスケジュールを考える。

ここまで進めば、オンラインイベントの概要企画はほとんど完成してきています。次に、オンラインイベントの開催スケジュールを考えていきましょう。数日間だけの期間限定開催はもちろん、数カ月間イベントを開催することも可能です。短期間でインパクトを出しながら何か新しい情報を伝えるのか、時間をかけて情報をしっかり理解してもらえるよう伝えていくのか、ターゲットやコンテンツの内容に合わせて検討しましょう。

また、リアルタイムでウェブセミナー等を行う場合は、詳細なタイムスケジュールについても調整しておきましょう。

 

⑥オンラインイベントへの集客方法を考える。

オンラインイベントの開催スケジュールが決まった後は、イベントにどのようにユーザーを集客するかについて検討しましょう。集客方法についてもターゲットやコンテンツの内容に合わせた方法を検討する必要があります。例えば、既に取引がある相手や、名刺交換をしている相手、SNSで交流のあるユーザー等については、メールやSNSで集客といった費用の少ない方法での集客が可能です。一方で、まだ自社のことを認知していないようなユーザーに対しては、広告の出稿やプレスリリースの活用など、幅広いユーザーに情報を届けるような施策が必要となります。

 

オンラインイベントへの様々な集客方法についてはこちらの記事を参考にしてください。

 

⑦オンラインイベント開催後のアンケート内容を考える。

オンラインイベントを開催する場合は、合わせて開催後に回答してもらうアンケートの内容についても考えておきましょう。しっかりアンケートをとり回答をあつめることで、イベント内容の改善や、イベント開催後の営業方法を検討する際に役立ちます。例えば、イベントで商品やサービスの販売に繋げる場合、回答内容によって顧客の検討具合を判別できるように設問を工夫しましょう。

⑧オンラインイベント開催に必要となる費用を整理する。

最後に、オンラインイベント開催に必要となる費用を整理していきましょう。イベントの内容次第ですが、コンテンツの制作費と集客費が全体費用のほとんどとなるかと思います。もし費用が予算より高くなりすぎている場合は、制作するコンテンツを絞る・費用のあまりかからない集客方法を検討するなどで費用を削減することも可能です。オンラインイベント開催の目的と、費用対効果を合わせて考え、企画をまとめあげていきましょう。

 

まとめ

以上、8つのステップを考えていくことで、新人担当者でもオンラインイベントを企画することが可能です。企画が出来た後は、具体的なコンテンツの制作やウェブセミナーの準備などを行っていきましょう。

 

バーチャル空間を活用したオンラインイベントの開催について

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