自社カンファレンスをオンラインで開催するには？開催方法やメリット・デメリットについて解説！

１．オンラインカンファレンスとは

オンラインカンファレンスとは、従来オフラインで行われていた中～大規模なイベントや協議会をオンライン上で行うものです。開催の目的としては、自社の商品・サービスの認知度向上、新規顧客の獲得、既存顧客への情報提供等があります。

２．オンラインカンファレンスの開催手法

オンラインカンファレンスの開催手法としては、主に下記の二つです。

・WEBサイトでの開催

WEBサイト上にオンラインカンファレンス用のページを構築し、ページ内にアクセスしてもらいカンファレンスを開催する手法です。WEBサイトを通じて様々な情報を整理して伝えることができる一方で、WEBサイトの構築費用が必要となります。

・ビデオ会議ツールでの開催

オンラインカンファレンス用にビデオ会議ツールでURLを発行し、メール等で共有してアクセスしてもらいカンファレンスを開催する手法です。ビデオ会議ツールさえ使うことができれば、最低限のコストでオンラインカンファレンスを開催することが可能です。

３．オンラインカンファレンスでの動画配信方法

オンラインカンファレンスを開催する場合、「新商品のプレゼン発表」や「サービスの事例紹介」等、基本的には動画を配信することで参加者に情報を伝えていきます。動画の配信方法としては主に下記の二つです。

・録画配信

カンファレンスの内容を事前に収録し、動画を配信する方法です。配信する映像は先に編集することが出来るため、後述するリアルタイム配信と比較してアクシデントやミスが起こるリスクを減らすことが出来ます。また、同じ録画配信でも、映像の公開期間が限られているリアルタイム配信風の録画配信である場合とそうでない場合があります。

・リアルタイム配信

映像をリアルタイムで収録し、生配信する方法です。質疑応答の時間を設けるなど、カンファレンスの参加者と登壇者で相互にコミュニケーションを取ることが出来ます。一方で、リアルタイムならではの配信トラブルが起こってしまうリスクはあります。

４．カンファレンスをオンラインで開催するメリット

カンファレンスをオンラインで開催するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。

・誰でも気軽に参加しやすくなる。

・場所や会場の大きさに左右されずに集客ができる。

・会場費や設営費、交通費などのコストカットができる。

・当日配信した内容をそのままコンテンツとして蓄積できる。

PCやスマートフォンを使って、誰でもどこからでもカンファレンスに参加できることは、オンラインならではのメリットとなります。会場費や設営費などのコストカットにも繋がります。

５．自社カンファレンスをオンラインで開催するデメリット

カンファレンスをオンラインで開催するデメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。

・カンファレンスに簡単に参加できる分、途中で離脱される可能性も高い。

・通信環境によって、配信が止まったり不安定になったりしてしまう可能性がある。

・商品を実際に手に持ってもらうことや、オフラインのサービスをその場で体験してもらうことはできない。

オンラインでのカンファレンス開催は、ユーザーが簡単に参加できる一方で、内容への興味を一度失ってしまうと簡単に離脱されてしまうというデメリットもあります。また、通信環境次第では配信が不安定になってしまうリスクもあります。

６．オンラインカンファレンスを開催するまでに準備すること

・自社カンファレンスのテーマを決める。

カンファレンスを開催する目的に合わせて、まずは全体のテーマを決めましょう。「新商品の発表会」や、「顧客企業での事例紹介」、「自社が属する業界の将来予測」など様々なテーマが考えられます。

・全体のタイムスケジュール作成

カンファレンスでは、テーマに関連した複数のセッションを行うことが一般的です。各セッションの内容や時間を決めていき、カンファレンス全体のスケジュールを作成しましょう。

・機材や資料等の準備

セッションの際に使用する撮影機材や、参加者への配布資料などを準備しておきましょう。また、Youtube LiveやZOOM等、映像配信用にどういったプラットフォームを利用するかも決めておきましょう。

・集客方法

オンラインカンファレンスを開催する際に、どのように集客するかを考えていきましょう。オンラインカンファレンスへの集客方法についてはこちらの記事を参考にしてください。

・開催後の営業方法

オンラインカンファレンスを開催した後、どのように顧客とコミュニケーションを行い商品やサービスの販売を行っていくのかを考えておきましょう。オンラインカンファレンス開催後の営業方法についてはこちらの記事を参考にしてください。

７．オンラインカンファレンスを成功させるためのポイントまとめ

オンラインカンファレンスを成功させるためのポイントを整理すると、下記のようになります。

 

• 目的に応じてセッション内容や開催方法・映像の配信方法を検討する。

 

• オンラインでも飽きさせないような内容を企画する。

 

• 集客から販売まで、顧客と自然にコミュニケーションをできるようにする。

 

オンラインカンファレンスの特徴やメリットデメリットを理解し、自社の商品やサービスにあったオンラインカンファレンスを開催しましょう。

 

８．バーチャルカンファレンスの制作について

 

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